Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Luuppi ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka koskee Luuppi ry:n jäseniä sekä nettipalvelun käyttäjiä. Laadittu 22.05.2018. Viimeisin muutos 10.06.2018.

Rekisterinpitäjä

Luuppi ry, Yliopistonkatu 58 B, 33100 Tampere

Email: hallitus@luuppi.fi

Myöhemmin “Luuppi”

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Luupin hallitus, hallitus@luuppi.fi

Rekisterin nimi

Luupin jäsenrekisteri ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä eli Luupin jäsenellä tai verkkopalvelujen käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:

• Saada pääsy: Oikeus saada tiedot henkilötiedoista ja pyytää pääsyä henkilötietoihin, joita Luuppi käsittelee sinuun liittyen.
• Oikaista tietoja: Rekisteröity pystyy itse muuttamaan tietojaan suoraan Luupin nettisivuilta omasta profiilistaan.
• Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi: Luupilla on velvollisuus säilyttää tietoja niin kauan kuin jäsenyys yhdistyksessä jatkuu. Luuppi voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
• Rajoittaa tietojen käsittelyä: Rekisteröity voi pyytää jonkin tietonsa käsittelyn rajoittamista niin, että sitä käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Ei koske tiedon säilytystä.
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi pyytää Luuppia säilyttämän tiedon siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.
• Vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröity voi henkilökohtaisen ja erityisen syyn perusteella vastustaa tietonsa käsittelyä. Ei koske tilannetta, jossa Luuppi voi osoittaa, että tiedon käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.
• Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Luuppi ei käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet Luuppi ry:ssä ovat moninaiset ja kattavat jäsenyyden hallinnoinnin, tapahtumailmoittautumiset, tuotteiden myynnin ja paljon muuta. Käsittelyn oikeusperusteet vaihtelevat sopimuksen täytäntöönpanosta suostumukseen ja lakisääteisiin velvoitteisiin. Tietoja käytetään muun muassa tapahtumailmoittautumisiin, jäsenluettelon ylläpitoon, verkkopalvelun käyttäjien tunnistamiseen, jäsenviestintään, yhteydenottoihin tapahtumaosallistumisiin sekä tuotteiden ja palveluiden tilauksiin liittyen. Lisäksi tietoja käytetään edunvalvonnan ja toiminnan suunnitteluun, kyykkä- ja vaatelainaustoimintaan sekä toimiston webcam- ja valvontakamerakuvamateriaalin hallintaan. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa Luupin jäsenille suunnatun viestinnän, tapahtumien järjestämisen ja palveluiden tarjoamisen.

Rekisteröidyistä kerättävät tiedot

Käyttäjätiedot

Käyttäjätietoja käytetään, jotta tunnistamme sinut, kun asioit yhdistyksemme verkkopalvelussa. Voimme myös lähettää sähköpostitse tietoja käyttäjätunnukseesi liittyen.

• Nimi
• Opiskelijanumero
• Sähköpostiosoite
• Salasana

Jäsentiedot

Tiedot kerätään yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi ja pitääksemme kirjaa jäsenyyteen liittyvistä muutoksista rekisterissämme.

• Virallinen koko nimi
• Kotipaikka
• Jäsenyyden kesto ja tyyppi

Käyttäjätiedot

Käyttäjätietoja käytetään, jotta tunnistamme sinut, kun asioit yhdistyksemme verkkopalvelussa. Voimme myös lähettää sähköpostitse tietoja käyttäjätunnukseesi liittyen.

• Nimi
• Opiskelijanumero
• Sähköpostiosoite
• Salasana

Yhteystiedot

Yhteystietoja käytetään kun haluat, että otamme yhteyttä sinuun toimintaamme liittyen: yhdistyksen kokouksiin kutsuminen, yhteydenotot tapahtumien aikana esimerkiksi kuljetuksiin liittyen. Jos et halua kokouskutsuja sähköpostiisi, kokouskutsut ovat nähtävillä myös yhdistyksen ilmoitustaululla.

• Nimi
• Puhelinnumero
• Postiosoite
• Sähköpostiosoite

Demografiatiedot

Keräämme näitä tietoja, jotta voimme suunnitella edunvalvontatoimintaamme ja tapahtumiamme. Lisäksi tietoja käytetään jäsenille näkyvään jäsentilastoon, josta yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa.

• Oppiaineet Tampereen yliopistossa
• Liittymisvuosi

Julkiset yhteystiedot

Näitä tietoja käytetään kun sinut, niin halutessasi, näytetään muille verkkopalvelun käyttäjille tapahtumien osallistujalistassa tai julkisesti verkkopalvelun verkkosivustohakemistossa:

• Näyttönimi
• Verkkosivusto

Tilaushistoriatiedot

Jotta voimme järjestää tapahtumia ja myydä tilattavia tuotteita, kuten haalareita, meidän on kerättävä tietoja tilauksista ja tilausten lisätiedoista. Joissakin tapauksissa saatamme tarvita ostettavan tuotteen tai järjestettävän tapahtuman lisäksi tilauskohtaisia lisätietoja.

• Tapahtumailmoittautumiset
• Ostetut tuotteet

Toimiston web-kameran kuvamateriaali

Toimistomme oikeaa puolta, hengailupuoli jossa sohvat sekä televisio, kuvaa videokamera.

• Reaaliaikainen kuvamateriaali Luupin toimistosta, kuvamateriaalia ei tallenneta Luupin toimesta
• Kameraan on pääsy Luupin jäsenillä kun he ovat kirjautuneena sisään

Toimiston valvontakameran kuvamateriaali

Toimistomme vasenta puolta, asiointipuoli jossa päivystäjän pöytä, kuvaa valvontakamera

• Tallennetaan kuvamateriaalia johon on rajattu pääsy

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, poikkeuksena tähän ovat:

• Webcam: Toimistossamme kuvaa webkamera jäsenistön käyttöön, josta näkee keitä on toimistolla paikalla. Kamera osoittaa toimiston oikeanpuoleista osaa eli sohvia ja televisiota päin.

• Valvontakamera: Toimistomme asiointipuolta, ovesta vasemmalle, kuvaa valvontakamera jonka kuvamateriaali tallennetaan. Ainoastaan hallituksen jäsenillä on lupa päästä kuvamateriaaliin käsiksi, tähän tarvitaan myös hyvä peruste.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Luuppi ry ja sen palveluntarjoaja(t) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä ja paperilla olevat tiedot tuhotaan välittömän käyttötarpeen jälkeen.

Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tiedot ovat tarpeellisia, esimerkiksi tilausten lisätietoja ei tarvita tapahtuman jälkeen ja ne pyritään poistamaan kuukauden kuluessa tapahtuman loppumisesta. Itse tapahtuman osallistumis- tai maksutietoja säilytämme pidempään mahdollisen maksuhäiriöiden selvittämiseksi.

Rekisteröidyn pyynnöstä poistamme häntä koskevat henkilötiedot, ellei tiedon säilyttämiselle ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvoitetta, esimerkiksi yhdistyslakiin perustuvan jäsenluettelon ylläpitoon vaadittavia tietoja ei voida poistaa niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen.